Özel hortum ve boru siparişinde teslim süresi neye bağlıdır?

Özel üretim bir hidrolik hortumda ya da çelik boruda teslim süresi, siparişi vermenizle malı teslim almanız arasındaki süredir ve yalnız tezgâhta geçen zamandan oluşmaz. Numune ya da çizim onayı, malzemenin gelmesi, takım ve ayar, tezgâh sırası, sınama, paketleme, nakliye ve gümrük art arda eklenir. Bu halkaların birkaçı üreticinin değil, alıcının elindedir.

Teslim süresi nedir?

Teslim süresi, bir malın sipariş edilmesinden alıcının eline geçmesine kadar geçen süredir; piyasada termin süresi de denir. Saylor Academy’nin açık üretim yönetimi kitabı da böyle tanımlar: sipariş edilen malın müşteriye ulaşmasına kadar geçen zaman.

Alıcının kendi masasında geçen günler de bunun içindedir. ABD Kongresi’nin denetim kurumu GAO, silahlı kuvvetlerin yedek parça alımlarını incelediği 2007 tarihli raporunda süreyi iki parçaya ayırır:

“İdari teslim süresi, alım işleminin başlatılmasından sözleşmenin verilmesine kadar geçen süredir; üretim teslim süresi ise sözleşmenin verilmesinden kalemlerin teslimine kadar geçen aralıktır.”

GAO, GAO-07-281 sayılı rapor, 2 Mart 2007

Aynı rapora göre teslim süresi bir tahmindir: kurumun, bir kalemin ne zaman teslim alınacağına dair “en iyi tahmini”.

Üretim teslim süresi nasıl hesaplanır?

Üretim teslim süresi, art arda gelen aşamaların süreleri toplanarak hesaplanır. Saylor kitabı buna toplam teslim süresi der: malzemenin siparişinden son işleme kadar. Tanımı ve tezgâh ayarının payını MOQ yazısında verdik. Toplamda iş yapılmayan zaman da vardır: aynı kitap beklemeyi bir kayıp sayar; öndeki kuyruğun boşalmasını beklemek de bunun içindedir.

Alıcının işleri de toplama girer. ABD federal kurumlarının satın alma yönetmeliği (FAR), teslim programı belirlenirken tartılacak etkenler arasında tekliflerin değerlendirilmesine giden idari süreyi ve alıcının kendi yükümlülüklerini yerine getirmesine giden süreyi sayar.

Okuduğumuz kaynakların hiçbiri hortumdan ya da borudan söz etmiyor, bu parçalar için tipik bir gün sayısı da vermiyor; biz de vermiyoruz. Kalemleri özel üretim bir siparişe dökmek bizim çıkarımımızdır:

1. Teklif ve onay. Numunenin ya da çizimin incelenmesi, teklif, sipariş; istenmişse ilk parçanın onayı.
2. Malzeme. Borunun ya da hortumun, rakorların ve somunların tedariki.
3. Takım ve ayar. Büküm ve uç şekillendirme takımı ya da pres kalıpları, ardından deneme parçaları.
4. Tezgâh sırası. İşin, önündeki siparişlerin bitmesini beklediği süre.
5. İşlem ve sınama. Kesme, büküm, uç şekillendirme ya da presleme; kontrol ve sınama.
6. Paketleme ve sevkiyat. Nakliye ve gümrük.

Üretim süresi ile teslim süresi arasındaki fark ne?

Üretim süresi ile teslim süresini ayıran, saatin durduğu yerdir. Saylor kitabının toplam teslim süresi son montajın bitmesiyle durur: parça bitmiştir, teslim edilmemiştir. GAO’nun üretim teslim süresi ise kalemlerin teslimine kadar sayar. FAR’ın listesinde de üretim süresi ile nakliye süresi iki ayrı kalemdir. Teklifteki sürenin nerede bittiğini sorun.

Aradaki payı teslim şekli belirler. Avrupa Komisyonu’nun ithalat rehberine göre FOB’da satıcı malı yükleme limanına taşır, yükleme masrafını öder, ihracat gümrüğünü yaptırır; limandan sonraki nakliye alıcınındır. Öbür kurallar teslim şekilleri yazısında.

İthalat gümrüğü çoğunlukla alıcıya bırakılır. Aynı rehbere göre AB sınırına gelen mal belgelerle serbest bırakılabilir, belge ya da fiziki kontrole de seçilebilir. Rehber ithalatçıyı EORI kaydının zaman alabileceği konusunda da uyarır.

Teslim süresinin hangi parçası alıcının elindedir?

Sipariş öncesindeki hazırlık ile onay bekleyen günler alıcının elindedir. GAO raporundaki örnek teknik bilgidir: veriler bilgisayara girilmeden önce mühendisler teknik resimleri ve şartnameleri hazırlarken alım sürecini çoğu kez bekletiyordu; gecikme günlerden birkaç aya kadar değişiyordu. Veriler ihtiyaç doğmadan girilince idari süre büyük ölçüde kısaldı.

İkinci halka ilk parça onayıdır. FAR’ın bu konudaki maddesi, alıcının ilk parçayı aldıktan sonra kaç takvim günü içinde yazılı cevap vereceğini sözleşmeye yazdırır; alıcı bu süreyi aşarsa teslim tarihleri yüklenicinin talebiyle yeniden ayarlanır. Üreticinin onayı neden beklediği de aynı yönetmelikte yazar:

“İlk parça onayından önce malzeme ya da bileşen alınması ya da üretime başlanması, olağan durumda bütünüyle yüklenicinin riskindedir.”

Federal Acquisition Regulation (FAR), 9.305

FAR ve GAO raporu kamu alımını anlatır; bunları özel bir hortum ya da boru siparişine taşımak bizim okumamızdır. Bu okumayla alıcının elindekiler:

• Eksiksiz ve erken bilgi. Numune, çizim ya da numara; adet ve yıllık ihtiyaç. Ayrıntısı numuneden boru yaptırma yazısında. Teklif numuneye bağlıysa, numune ulaşmadan hiçbir şey başlamaz.
• Tekrar sipariş. FAR’a göre ilk parça sınaması, aynı ya da benzer ürün daha önce teslim edilip kabul edildiyse kaldırılabilir; program o zaman daha erken teslimi öngörebilir.
• Çerçeve sipariş. FAR’a göre ihtiyacın tamamını tek yükleniciye bağlayan sözleşmeler daha hızlı teslime imkân verebilir, çünkü yüklenici çoğu zaman sınırlı bir stok tutmaya razı olur. GAO raporunda uzun süreli sözleşmeye bağlanan kalemlerde sipariş daha hızlı işlenir.

Teklifte teslim süresi nasıl yazdırılır?

Teklifte teslim süresi, başladığı gün, bittiği yer ve teslim şekliyle birlikte yazılır. FAR teslim zamanını sözleşmenin esaslı unsuru sayar, açıkça yazılmasını ister; gereksiz kısa tutulan sürelerin fiyatı yükseltebileceğini de ekler.

Başlangıç için FAR dört yazım biçimi sayar: belirli takvim tarihleri; sözleşme tarihinden başlayan süre; yüklenicinin bildirimi aldığı tarihten başlayan süre; çerçeve sözleşmelerde her siparişin alınmasından başlayan süre. Yönetmeliğin örnek teslim programı kalem numarası, miktar ve gün sütunlarından oluşur: her miktarın kendi süresi vardır. Kısmi sevkiyat istiyorsanız süreyi böyle isteyin.

Ticaret Bakanlığı’nın E-İhracat Kılavuzu’na göre proforma fatura “faturadan ziyade bir teklif metni”dir; içinde teslim şekli, yükleme tarihi, boşaltma yeri ve fiyatın hangi tarihe kadar geçerli olduğu yazar. Avrupa Komisyonu da yazılı sözleşmede teslim ve teslim alma adresi ile zamanının bulunmasını ister. RSS Kumru olarak teslim süresini teklifte fiyatla birlikte bildiriyoruz.

Sipariş vermeden önce ne yapmalı?

Önerdiğimiz sıra:

1. Bilgiyi tamamlayın. Numune, çizim ya da numara; adet; yılda kaç kez alacağınız.
2. Numuneyi teklif isterken gönderin.
3. Süreyi yazdırın. Başladığı gün, bittiği yer, teslim şekli, kısmi sevkiyat.
4. Onay sürenizi söyleyin. İlk parçaya kaç günde cevap vereceğinizi yazın.
5. Erken sipariş verin, süreyi yeniden sorun. Saylor kitabına göre teslim süresi, o kadar gün önceden sipariş verilerek karşılanır. Seyrek aldığınız parçada güncel süreyi sorun: GAO raporunda varsayılan süreler gerçek sürelerin çok altında kaldı.